General Data Protection Regulation (GDPR)
Article 13 of Regulation EU 2016/679

1. Purpose of this notice

This Privacy Notice provides mandatory information as required under Articles 13 and 14 of the European General Data Protection Regulation (GDPR) regarding the transparency of personal data processing. Definitions of certain terms within this notice are explained in the appendix.

2. The Data Controller for personal data

The Data Controller for the personal data processed by CREATIVE GROUP CANADA is the Client Company of CREATIVE GROUP CANADA (the employer of the natural person whose data is collected, hereafter referred to as the Data Subject). The Data Controller will pass personal data of their employees to CREATIVE GROUP CANADA to manage travel on behalf of those employees in connection with their business. CREATIVE GROUP CANADA as Data Processor acting on the instructions of the Data Controller under a written contract with them, will subsequently use that personal data to facilitate travel arrangements for the Data Subject. It is this contract which forms the ‘Legal Basis’ for the processing of personal data carried out by CREATIVE GROUP CANADA in these circumstances.

CREATIVE GROUP CANADA will also become a Data Controller if it collects additional personal data directly from a Data Subject. In these circumstances CREATIVE GROUP CANADA will be acting under a ‘Legitimate Interest’ to legally process the data for the management of travel for the Data Subject and to fulfill the contractual requirements for its Client. CREATIVE GROUP CANADA also acts as a Data Controller for any personal data held regarding its own employees, and legally processes this data under its Contract of Employment with those Data Subjects.

3. Your Rights

As a Data Subject you have rights under the GDPR. These rights can be seen below. CREATIVE GROUP CANADA will always fully respect your rights regarding the processing of your personal data, and has provided below the details of the person to contact if you have any concerns or questions regarding how we process your data, or if you wish to exercise any rights you have under the GDPR.

4. Contact Details

The identity and contact detail for the Data Protection Officer within CREATIVE GROUP CANADA is:
Darryl Hoover, Chief Technology Officer
7430 E. Caley Avenue, Suite 320
Centennial, CO 80111

5. Data Protection Principles

CREATIVE GROUP CANADA has adopted the following principles to govern its collection and processing of Personal Data:

  • Personal Data shall be processed lawfully, fairly, and in a transparent manner.
  • The Personal Data collected will only be those specifically required to fulfill travel, accommodation, or other travel-related requirements. Such data may be collected directly from the Data Subject or provided to CREATIVE GROUP CANADA via his/her employer. Such data will only be processed for that purpose.
  • Personal Data shall only be retained for as long as it is required to fulfill contractual requirements, or to provide statistics to our Client Company.
  • Personal Data shall be adequate, relevant, and limited to what is necessary in relation to the purposes for which they are collected and/or processed. Personal Data shall be accurate and, where necessary, kept up to date.
  • The Data Subject has the right to request from CREATIVE GROUP CANADA access to and rectification or erasure of their personal data, to object to or request restriction of processing concerning the data, or to the right to data portability. In each case such a request must be put in writing as in Section 3 above.

The Data Subject has the right to make a complaint directly to a supervisory authority within their own country. CREATIVE GROUP CANADA’s Data Protection compliance is supervised by:

Raj Gill, Director of Information Technology
251 Consumers Road, Suite 700
Toronto, Ontario, M2J 4R3

Personal Data shall only be processed based on the legal basis explained in section 2 above, except where such interests are overridden by the fundamental rights and freedoms of the Data Subject which will always take precedent. If the Data Subject has provided specific additional Consent to the processing, then such consent may be withdrawn at any time (but may then result in an inability to fulfill travel requirements).

CREATIVE GROUP CANADA will not use personal data for any monitoring or profiling activity or process, and will not adopt any automated decision making processes.

6. Transfers to Third Parties

To fulfill the travel arrangements for a Data Subject it will in most cases be necessary to process personal data via a third party (these will include but are not limited to airlines, hotels, car hire companies, and Visa or Passport companies). Personal Data shall only be transferred to, or processed by, third party companies where such companies are necessary for the fulfilment of the travel arrangements.

Personal Data shall not be transferred to a country or territory outside the European Economic Area (EEA) unless the transfer is made to a country or territory recognized by the EU as having an adequate level of Data Security, or is made with the consent of the Data Subject, or is made to satisfy the Legitimate Interest of CREATIVE GROUP CANADA in regard to its contractual arrangements with its clients.

All internal group transfers of Personal Data shall be subject to written agreements under the Company’s Intra Group Data Transfer Agreement (IGDTA) for internal Data transfers which are based on Standard Contractual Clauses recognized by the European Data Protection Authority.

Appendix – Definitions of certain terms referred to above:

Personal Data:
(Article 4 of the GDPR): ‘personal data’ means any information relating to an identified or identifiable natural person (‘data subject’); an identifiable natural person is one who can be identified, directly or indirectly, in particular by reference to an identifier such as a name, an identification number, location data, an online identifier or to one or more factors specific to the physical, physiological, genetic, mental, economic, cultural or social identity of that natural person.

(Article 4 of the GDPR): means any operation or set of operations which is performed upon personal data or sets of personal data, whether or not by automated means, such as collection, recording, organization, structuring, storage, adaptation or alteration, retrieval, consultation, use, disclosure by transmission, dissemination or otherwise making available, alignment or combination, erasure or destruction.

Legal Basis for Processing:
(Article 6 of the GDPR): At least one of these must apply whenever personal data is processed:

  1. Consent: the individual has given clear consent for the processing of their personal data for a specific purpose.
  2. Contract: the processing is necessary for compliance with a contract.
  3. Legal obligation: the processing is necessary to comply with the law (not including contractual obligations).
  4. Vital interests: the processing is necessary to protect someone’s life.
  5. Public task: the processing is necessary to perform a task in the public interest, and the task or function has a clear basis in law.
  6. Legitimate interests: the processing is necessary for the legitimate interests of the Data Controller unless there is a good reason to protect the individual’s personal data which overrides those legitimate interests.

Data Controller:
(Article 4 of the GDPR): this means the person or company that determines the purposes and the means of processing personal data.

Data Processor:
(Article 4 of the GDPR): means a natural or legal person, public authority, agency or any other body which processes personal data on behalf of the controller.

Data Subject Rights:
(Chapter 3 of the GDPR) each Data Subject has eight rights. These are:

  1. The right to be informed; This means anyone processing your personal data must make clear what they are processing, why, and who else the data may be passed to.
  2. The right of access; this is your right to see what data is held about you by a Data Controller.
  3. The right to rectification; the right to have your data corrected or amended if what is held is incorrect in some way.
  4. The right to erasure; under certain circumstances you can ask for your personal data to be deleted. This is also called ‘the Right to be Forgotten’. This would apply if the personal data is no longer required for the purposes it was collected for, or your consent for the processing of that data has been withdrawn, or the personal data has been unlawfully processed.
  5. The right to restrict processing; this gives the Data Subject the right to ask for a temporary halt to processing of personal data, such as in the case where a dispute or legal case has to be concluded, or the data is being corrected.
  6. The right to data portability; a Data Subject has the right to ask for any data supplied directly to the Data Controller by him or her, to be provided in a structured, commonly used, and machine-readable format.
  7. The right to object; the Data Subject has the right to object to further processing of their data which is inconsistent with the primary purpose for which it was collected, including profiling, automation, and direct marketing.
  8. Rights in relation to automated decision making and profiling; Data Subjects have the right not to be subject to a decision based solely on automated processing.

RGPD – Avis de confidentialité – Canada
Règlement général sur la protection des données (RGPD)
Article 13 du règlement UE 2016/679

1. Objet du présent avis

Le présent avis de confidentialité fournit les informations exigées en vertu des articles 13 et 14 du règlement général européen sur la protection des données (RGPD) concernant la transparence du traitement des données à caractère personnel. La définition de certains termes figurant dans cet avis est donnée en annexe.

2. Le responsable du traitement des données à caractère personnel

Le responsable du traitement des données à caractère personnel pour les données que nous traitons est la société cliente de CREATIVE GROUP CANADA (l’employeur de la personne physique dont les données sont recueillies, ci-après dénommée la personne concernée). Le responsable du traitement des données transmet les données personnelles de ses employés à CREATIVE GROUP CANADA afin que ce dernier gère les déplacements professionnels de ces employés. CREATIVE GROUP CANADA, en tant que sous-traitant des données qui agit selon les directives du responsable du traitement des données en vertu d’un contrat écrit liant les deux parties, utilise ensuite ces données personnelles pour faciliter l’organisation des voyages de la personne concernée. Ce contrat constitue la « base juridique » pour le traitement des données personnelles effectué par CREATIVE GROUP CANADA dans ces circonstances.
CREATIVE GROUP CANADA devient également responsable du traitement s’il recueille des données personnelles supplémentaires directement auprès d’une personne concernée. Dans ces circonstances, CREATIVE GROUP CANADA agit selon un « intérêt légitime » pour traiter légalement les données, dans le but de gérer les déplacements de la personne concernée et s’acquitter de ses obligations contractuelles pour son client. CREATIVE GROUP CANADA agit également à titre de responsable du traitement des données personnelles de ses propres employés et traite légalement ces données en vertu de son contrat de travail conclu avec ces personnes concernées.

3. Vos droits 

En tant que personne concernée, vous avez des droits en vertu du RGPD. Vous pouvez consulter ces droits ci-dessous. CREATIVE GROUP CANADA respectera toujours tous vos droits concernant le traitement de vos données personnelles.. À ce titre, il fournit plus bas les coordonnées de la personne à contacter si vous avez des préoccupations ou des questions quant à la façon dont il traite vos données, ou si vous souhaitez vous prévaloir de vos droits en vertu du RGPD.

4. Coordonnées

Voici l’identité et les coordonnées du responsable de la protection des données chez CREATIVE GROUP CANADA :
Darryl Hoover, directeur de la technologie
7430 E. Caley Avenue, Suite 320
Centennial, CO 80111

5. Principes relatifs à la protection des données

CREATIVE GROUP CANADA a adopté les principes suivants pour régir la collecte et le traitement de vos données personnelles :

  • Les données personnelles sont traitées de manière juste et transparente en se conformant à toutes les lois.
  • Nous recueillons uniquement des données personnelles qui sont spécifiquement nécessaires pour répondre aux exigences en matière de voyages, d’hébergement ou d’autres services liés aux voyages. Ces données peuvent être directement recueillies auprès de la personne concernée ou fournies à CREATIVE GROUP CANADA par son employeur. Ces données ne sont traitées qu’à cette fin.
  • Les données personnelles ne sont conservées que pour la durée nécessaire à l’exécution des obligations contractuelles ou à la fourniture de statistiques à notre société cliente.
  • Les données personnelles sont adéquates, pertinentes et limitées à ce qui est nécessaire au regard des finalités pour lesquelles elles sont recueillies ou traitées. Les données personnelles sont exactes et, le cas échéant, tenues à jour.
  • La personne concernée a le droit de demander à CREATIVE GROUP CANADA l’accès à ses données personnelles ainsi que la rectification ou l’effacement de celles-ci, de s’opposer à leur traitement ou d’en demander la restriction, ou de se prévaloir de son droit à la portabilité des données. Dans tous les cas, une telle demande doit être faite par écrit, comme indiqué à l’article 3 ci-dessus.

La personne concernée a le droit de déposer une plainte directement auprès d’une autorité de contrôle dans son propre pays. La personne qui s’assure de la conformité de CREATIVE GROUP CANADA en matière de protection des données est:

Raj Gill, directeur des technologies de l’information
251, chemin Consumers, bureau 700
Toronto (Ontario) M2J 4R3

Le traitement des données personnelles n’est effectué que conformément à la base juridique expliquée à l’article 2 ci-dessus, sauf si les droits et libertés fondamentaux de la personne concernée, qui auront toujours préséance, l’emportent sur ces intérêts. Si la personne concernée a donné son consentement exprès au traitement, ce consentement peut être retiré à tout moment (avec le risque de n’être plus capable de satisfaire aux exigences liées aux voyages).
CREATIVE GROUP CANADA n’utilise pas vos données personnelles dans des activités ou processus de surveillance ou de profilage, et n’a recours à aucun processus décisionnel automatisé.

6. Transmission à des tiers

Pour organiser le voyage d’une personne concernée, il est nécessaire, dans la plupart des cas, de traiter les données personnelles par l’intermédiaire d’un tiers (comprenant entre autres les compagnies aériennes, les hôtels, les entreprises de location de voitures et les agences liées aux visas ou aux passeports). Les données personnelles ne sont transmises à des entreprises tierces ou traitées par celles-ci que dans la mesure où ces entreprises sont nécessaires à l’organisation des voyages.
Les données personnelles ne sont pas transmises à un pays ou à un territoire en dehors de l’Espace économique européen (EEE), sauf si le transfert est effectué vers un pays ou un territoire reconnu par l’UE comme ayant un niveau adéquat de protection des données, qu’il est réalisé avec le consentement de la personne concernée, ou qu’il est effectué pour satisfaire l’intérêt légitime de CREATIVE GROUP CANADA dans le cadre de ses ententes contractuelles avec ses clients.
Tous les transferts internes entre groupes des données personnelles font l’objet d’accords écrits, conformément à l’accord sur le transfert intragroupe des données de la société, qui sont basés sur des clauses contractuelles types reconnues par l’autorité européenne de protection des données.

Annexe – Définitions de termes mentionnés ci-dessus :

Données personnelles :

(Article 4 du RGPD) : toute information concernant une personne physique identifiée ou identifiable (« personne concernée »); est réputée identifiable une personne physique qui peut être identifiée, directement ou indirectement, notamment par référence à un identifiant tel qu’un nom, un numéro d’identification, des données de localisation, un identifiant en ligne ou par un ou plusieurs facteurs propres à l’identité physique, physiologique, génétique, mentale, économique, culturelle ou sociale de ladite personne.
Traitement :
(Article 4 du RGPD) : toute opération ou tout ensemble d’opérations effectuées sur des données personnelles ou sur des ensembles de données personnelles, que ce soit par des moyens automatisés ou non, tels que la collecte, l’enregistrement, l’organisation, la structuration, le stockage, l’adaptation ou la modification, l’extraction, la consultation, l’utilisation, la divulgation par transmission, la diffusion ou la mise à disposition, le rapprochement ou la fusion, l’effacement ou la destruction.

Base juridique du traitement:

(Article 6 du RGPD) : il faut qu’au moins une de ces situations soit en jeu chaque fois que des données personnelles sont traitées :
1. Consentement : la personne concernée a donné son consentement explicite au traitement de ses données personnelles à des fins spécifiques.
2. Contrat : le traitement est nécessaire à l’exécution d’un contrat.
3. Obligation légale : le traitement est nécessaire pour se conformer à la loi (sans compter les obligations contractuelles).
4. Intérêts vitaux : le traitement est nécessaire pour protéger la vie d’une personne.
5. Intérêts publics : le traitement est nécessaire à l’exécution d’une tâche d’intérêt public et la tâche ou la fonction a une base juridique bien définie.
6. Intérêts légitimes : le traitement est nécessaire pour les intérêts légitimes du responsable du traitement, à moins qu’une raison valable de protéger les données personnelles de la personne concernée ne l’emporte sur ces intérêts légitimes.

Responsable du traitement des données :

(Article 4 du RGPD): la personne physique ou morale qui détermine les finalités et les moyens du traitement des données personnelles.

Sous-traitant de données :

(Article 4 du RGPD): la personne physique ou morale, l’autorité publique, l’agence ou un autre organisme qui traite des données personnelles pour le compte du responsable du traitement.

Droits de la personne concernée :

(Chapitre 3 du RGPD) : chaque personne concernée dispose des huit droits suivants :
1. Le droit à l’information; toute personne qui traite vos données personnelles doit vous indiquer clairement la nature exacte des données traitées, les raisons du traitement et les entités auxquelles ces données pourraient être éventuellement transmises.
2. Le droit d’accès; votre droit de consulter les données vous concernant détenues par un responsable du traitement.
3. Le droit de rectification; votre droit d’obtenir la rectification ou la modification de vos données si elles s’avèrent être incorrectes de quelque manière que ce soit.
4. Le droit à l’effacement; dans certaines circonstances, vous pouvez demander que vos données personnelles soient effacées. C’est ce qu’on appelle aussi le « droit à l’oubli ». Cela s’applique si les données personnelles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies, si vous retirez votre consentement au traitement de ces données ou si les données personnelles ont été traitées de manière illicite.
5. Le droit à la limitation du traitement; donne à la personne concernée le droit de demander l’arrêt temporaire du traitement des données personnelles, par exemple dans le cas où un litige ou une poursuite doivent être résolus, ou dans le cas où les données sont en rectification.
6. Le droit à la portabilité des données; la personne concernée a le droit d’obtenir toutes les données qu’elle fournit directement au responsable du traitement dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine.
7. Le droit d’opposition; la personne concernée a le droit de s’opposer au traitement ultérieur de ses données si ceci n’est pas conforme aux fins pour lesquelles elles ont été initialement recueillies, notamment pour le profilage, l’automatisation et la prospection.
8. Droits relatifs à la prise de décision automatisée et au profilage; la personne concernée a le droit de ne pas faire l’objet d’une décision fondée exclusivement sur un traitement automatisé.